Vorig jaar werd naar aanleiding van de corona pandemie de elektronische algemene vergadering voor vennootschappen, VZW’s of IVZW’s mogelijk gemaakt.

De mogelijkheid om de algemene vergadering van op afstand te organiseren is ondertussen wet geworden en dus ook dit jaar en voor de toekomst mogelijk, zelfs wanneer dit niet is bepaald in de statuten, én indien is voldaan aan volgende voorwaarden:

1.) Het elektronische communicatiemiddel moet de mogelijkheid bieden om de hoedanigheid en de identiteit van de deelnemer te controleren.

2.) Het communicatiemiddel moet de deelnemers in staat te stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken deel te nemen aan de algemene vergadering en daarbij hun stemrecht uit te oefenen indien nodig.

3.) Tot slot moeten de deelnemers de mogelijkheid hebben om actief deel te nemen aan de beraadslagingen en om vragen te stellen.

Er kan dus bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van video- of telefoonconferentiesystemen zoals Zoom, Google Meet, Microsoft Teams of Skype, alsook van een gewone conference call.

Elke deelnemer wordt geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden. Er is aldus geen probleem in het kader van de voorwaarden aangaande aanwezigheid en meerderheid.

Uitzondering: De leden van het bureau van de algemene vergadering moeten wel fysiek deelnemen aan de algemene vergadering, ook al treden zij op als effectenhouder, lid, bestuurder of commissaris.

Belangrijk! De oproeping tot de algemene vergadering moet gedetailleerd beschrijven welke werkwijze wordt gehanteerd voor de deelname op afstand en dient desgevallend te worden uiteengezet op de website van de rechtspersoon.

In het geval dat er storingen of problemen optreden tijdens de deelname, dan wel tijdens de stemming langs elektronische weg, moeten deze worden vermeld in de notulen van de algemene vergadering.

Ook nog interessant: zowel de leden van een VZW als de IVZW kunnen vanaf nu op afstand stemmen vóór de algemene vergadering, al dient deze mogelijkheid wel in de statuten opgenomen te zijn.

Tot slot is de mogelijkheid tot het houden van een strikt schriftelijke algemene vergadering uitgebreid naar de VZW en de IVZW.

Heeft u nog vragen omtrent uw vennootschap of vereniging?

Wij kunnen u hierbij ondersteunen.

Arkalis – Partners in Law